Прайс-лист может формироваться как по реестру товаров на основании директивных цен, так и по данным журналов учета на основании цен себестоимости товаров. Возможна установка валюты цены, % наценки, минимального и максимального ее значения, а также набора различных скидок, по разделам прайс-листа. Прайс-лист поддерживает оперативный просмотр характеристик товара, быструю работу через клавиши прямого доступа, поиск по контексту, формирование заданного документа по отобранным товарам, в том числе, с порождением бизнес-процесса. Прайс-лист может быть выведен в формат HTML, XML, Excel и текстовый. Количество прайс-листов не ограничено.
Документы создаются по заранее настроенным шаблонам. Шаблоны определяют как документ будет обрабатываться системой. При необходимости возможно оперативное создание документа на чистом бланке с ручной расстановкой проводок. Документы могут иметь последовательную схему визирования. Документы могут входить в структуру бизнес-процесса. Предусмотрен ряд блокировок на изменения документа. Возможна моментальная отправка по электронной почте как в формате HTML, так и в текстовом виде. Предусмотрена возможность установки масштаба отображения и размер шрифтов документа для каждого пользователя.
Журналы служат для хранения документов и оперативного предоставления итоговых данных. Журнал может содержать два уровня группировки документов, которые выбираются при настройке системы. Журнал содержит краткую информацию о документе, его количественное и стоимостное выражение в выбранной валюте. Журнал позволяет сопоставлять фактические данные с плановыми. Для создания документов к каждому журналу прикреплен список доступных шаблонов. Данные из разделов журнала можно вывести на печать, в текстовый формат и в формат Excel. Для навигации по журналу и документам достаточно четырех клавиш "вверх", "вниз", "ввод" и "возврат". Предусмотрен поиск документов по контексту.
Сводная отчетность представлена общепринятым набором форм финансовой отчетности по международным стандартам: балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денег, отчет о дебиторах, отчет о кредиторах. Сводная отчетность имеет последовательные уточняющие отчеты вплоть до уровня документа. Для просмотра достаточно использования четырех клавиш. Данные отчетов обновляются автоматически после проведения каждого документа.
Авторизация документов и реестровых карточек. Каждый документ и каждая запись в любом реестре может быть подписана исполнителем или быть черновиком. Всегда доступна информация и об авторе последних изменений и последней подписи. По каждой должности имеется список черновых документов.
Схема утверждения документов. Для любого документа, создаваемого по шаблону возможно потребовать наличие набора последовательных виз. Визы могут быть положительными и отрицательными. Любая виза блокирует изменения документа и изменения нижестоящих виз. Документ будет проведен системой только после сбора всех необходимых виз. По каждой должности формируются списки документов поступивших на утверждение и переданных на утверждение.
Схема бизнес-процессов. Документы, создаваемые по шаблону, могут быть последовательно увязаны в сетевой граф бизнес-процесса. Такие документы могут быть созданы только по мере прохождения процесса. В рамках бизнес-процесса происходит сравнение документов, отражающих плановые и фактические события. Наличие последующих документов процесса блокирует возможность изменения предыдущих. По открытым позициям процесса формируются списки документов к исполнению для соответствующих должностей.
Штатное расписание определяет состав полномочий сотрудников на доступ к информации и функциям системы. Допускается наличие отделов и подразделений любого уровня. В штатном расписании предусмотрены должности руководителей отделов и топ-менеджеров. Сотрудники, числящиеся на таких должностях имеют дополнительные полномочия в отношении своих подчиненных. Количество сотрудников на одной должности и количество совмещаемых одним сотрудником должностей не ограниченны. Полномочия и зона ответственности всех сотрудников на одной должности одинаковы. На основании схемы полномочий по должности и ее описания автоматически создается печатная должностная инструкция.
Классификация. Все основные реестры системы поддерживают произвольные иерархическую и древовидную структуры классификации элементов. Для ряда реестров система классификации адаптирована к их прямому назначению. Предусмотрена возможность локального и глобального контроля уникальности элементов. Имеется возможность сквозного поиска по каждому реестру.
Реестр территорий предназначен для хранения информации о территориально-административном делении сфер экономической деятельности предприятия. Предусматривает любой уровень детализации. Может содержать такую информацию как почтовые и административные индексы, площадь, населенность и т.п.
Реестр контрагентов содержит информацию о реквизитах, территориальном расположении, банковских счетах и представителя контрагента. Количество банковских счетов и представителей не ограниченно. Возможно добавление и изменение элементов реестра непосредственно из документа.
Реестр товарно-материальных ценностей содержит информацию о характеристиках товара и товарной группы, производителе, артикуле, габаритах, массе, основной и дополнительных единицах измерения. Здесь же содержаться калькуляционные таблицы для материалоемкости и трудоемкости изготовления, а также таблица нормативной стоимости.
Реестр предприятий холдинга. Предназначен для хранения информации об юридически обособленных единицах холдинга. По каждому такому предприятию возможен обособленный финансовый и налоговый учет. Управленческий и плановый учет ведется системой для холдинга в целом.
Реестр персонала служит для назначения сотрудников на должности по штатному расписанию и определения паролей доступа в систему. Здесь же, содержатся личные дела сотрудников.
Рабочее место каждого сотрудника организовано системой на основании его должностных полномочий и содержит:
Произвольные информационные поля. Для реестров и документов предусмотрена возможность создания дополнительных информационных полей в процессе эксплуатации системы. Создание и модификация полей выполняется за счет параметрических настроек и не требует специальных навыков. Дополнительные поля могут иметь предопределенный список значений. Дополнительные поля реестров могут контролировать уникальность своих значений, а также отображаться в документах наравне со стандартными полями.
Корректировка внешнего вида документов. Визуальный редактор бланков позволяет править внешний вид документов для печати и отображения на экране. Поддерживает все основные функции текстового процессора формата RTF, включая таблицы и вставку изображений в форматах jpg, jpeg, bmp, ico, emf, wmf. Возможность экспорта готовой формы бланка из формата RTF и RVF, в сочетании с простой процедурой расстановки информационных полей позволяет создавать большое количество сложных бланков быстро. Предусмотрена возможность обмена бланками между различными копиями NOTEMATRIX™.
Шаблон документа. Документы создаются по заранее настроенным шаблонам. В них могут быть заданы такие параметры документа как:
Схемы импорта и экспорта документов. Задаются с помощью визуальной таблицы соответствия между полями данных во внешних файлах и информационными полями документов системы. Для импорта и экспорта данных поддерживаются три формата внешних файлов: текст с разделителями, текст с полями известной длинны и текст с поименованными началом и окончанием полей. Предусмотрена возможность автоматического запуска внешних средств предварительной обработки файлов экспорта и импорта. Экспорт также возможен в формат XML. Возможен экспорт-импорт документов с заглавной и табличной частью. При импорте документов происходит автоматическое добавление новых элементов в реестры контрагентов и товаров. Импорт может осуществляться как полностью автоматически по приходу файлов обмена, так и с ручным запуском.
Последствия колебаний курсов валют учитываются системой полностью автоматически. Курсовые разницы по открытым валютным позициям корректируются при каждой операции и по окончанию каждого месяца. Система предусматривает одну национальную валюту для финансового и налогового учета, одну резервную валюту для управленческого и планового учета, а также произвольное количество валют для оперативного учета. Для каждой валюты доступно пять различных курсов: паритетный, наличной скупки, наличной продажи, безналичной скупки, безналичной продажи. Как исключение, допускается корректировка курсов валют задним числом.
Списание/распределение/калькуляция затрат. Произведенные за месяц затраты могут быть автоматически списаны на указанные статьи (счета) с распределением по аналитическим разделам и подразделам включая центры затрат и центры ответственности. Затраты, включенные в калькуляционные таблицы, засчитываются в себестоимость выпуска. Для организации упрощенных моделей учета, начисленные за месяц задолженности так же могут быть автоматически списаны.
Расчет себестоимости. Для всех операций, отражающих изменения состояния товарно-материальных ценностей себестоимость рассчитывается автоматически на основании количественных данных операции по методу средней себестоимости.
Управленческий, плановый финансовый и налоговый учет. Управленческий и плановый учет взаимоувязаны через схемы бизнес-процессов и сопоставимы посредством организации отображения данных в журналах. Управленческий и плановый учет может вестись системой для всего имущественного комплекса (холдинга) в целом. Финансовый и налоговый учет могут вестись для каждого, юридически обособленного предприятия, входящего в имущественный комплекс (холдинг). При этом дублирования регистрации событий внутренних бизнес-процессов не требуется.
Шаблоны событий закупки, продажи, оплаты, выручки, выпуска и др. Реализуются в системе как сочетание бланка документа, схем утверждения документа, схем доступа к документу, алгоритмов обработки по учету, а также схемы прохождения документа.